棚卸しを効率化する方法。スマホ×脱エクセルで時間を短縮・ミスを削減
棚卸しはエクセルで行っていますか？
エクセル管理は、多くの人にとってなじみがあり、現在でも多くの現場で活用されている活用方法です。
一方で、品目数が増えたり、複数人が管理することによって、入力忘れや転記ミスが起こりやすい点は悩みの一つです。また、棚卸しの時間を少しでも短縮したいと考えるのは、多くの現場に共通する悩みではないでしょうか？
この記事では、エクセルでの棚卸しを行うメリットや課題を整理しながら、ミスを減らし、時間を短縮するための改善方法をご紹介します。
📦 エクセルによる管理のメリットと課題は？
棚卸しを行う際は、アナログ管理、いわゆる「どんぶり勘定」ではなく、エクセルなどに記録して管理するほうが安心です。 多くの人が使い慣れており、コストがかからず記録できることもメリットです。
一方で、課題もあります。
知人が勤める製造業の会社では、2人1組で、倉庫で紙とペンを使って数量をメモし、事務所に戻ってからエクセルへ転記する形で棚卸しを行っていると聞きました。
その際に、
-「紙とペンでの記録は、書き込む手間があり作業テンポが落ちる」
-「後からエクセルに転記する必要があり、作業が1日がかりになりやすく、疲れによるミスも起きる」
という課題があったそうです。
エクセルには手頃で使い慣れているという点ではメリットがありますが、ヒューマンエラーが起きるリスクや、作業時間の長さが課題となっているようです。
💻 在庫管理システムへの移行を考えるべきタイミングは？
では、どのようなタイミングでエクセルやアナログ管理から在庫管理システムへの移行を検討するとよいのでしょうか。ここでは、管理方法を見直す際の参考になりやすいポイントをご紹介します。
- 在庫差異が繰り返し発生している場合：
在庫数の管理にたびたびミスが生じる場合は、管理方法を見直すタイミングかもしれません。在庫管理システムの中には、現場でそのまま結果を入力できるものがあり、エクセル転記の作業を省略できるため、ヒューマンエラーの機会を減らします。
- 長時間の棚卸しに悩んでいる場合：
棚卸しの長時間化には、紙にメモを取るといった記録方法や、後からエクセルへ転記する作業などが要因になっています。在庫管理システムには、スマホを活用してその場で記録できたり、エクセルへの転記作業を省けたりするなど、棚卸しの負担を減らすための工夫が取り入れられています。
上記はほんの一例ですが、現在の管理方法に手間や限界を感じている場合は、在庫管理システムの導入を検討してみるのも一つの方法です。
「Kura」が棚卸し時間を短縮し、ミスを削減する。
AIによる在庫管理システム「Kura」には、棚卸しを効率化する工夫が取り入れられています。
- メモいらず、スマホ一つで身軽に棚卸し：
その都度メモを書き込むのは意外と手間ですよね。スマホでは、スムーズに入力でき、商品の情報も一目で確認できるので、記録の手間を減らしながら、倉庫内でも身軽に作業を進められます。
- エクセル転記作業は不要、結果をリアルタイムに反映：
エクセルへの転記作業は不要で、入力した実棚数がリアルタイムに反映されるため、作業の効率化を図れます。また、ヒューマンエラーの機会を減らすこともできます。
エクセル管理も、そろそろ棚卸しどきかもしれません。 「kura」 で、日々の在庫管理をもっとスムーズに。